如何高效的组织会议

作者：刘宁

在平时的工作中，我们总是会组织各种各样的会议。但有些组织者或管理者却并不了解会议的重要性，也不懂得掌控，往往使得会议冗长且没有实质结论。这时，往往需要用一些必要的方法论，才能保障会议良好的效果。

下面，我们就来做下具体探讨。

组织篇

正所谓“不打无准备之仗”，开会也是如此，所以，会议前一定要做好充分组织。

首先，组织会议的主题要明确。会议的主题，其实就是我们组织会议要讨论的事项和期待达成的结果。作为会议组织者，首先要保证自己对这一点非常清楚，否则便是失责。

确定会议主题有一个非常有效的手段，就是梳理会议议程，并在议程中写明讨论事项和预期结果。同时，利用互联网企业“价值优先”的思考方式，我们要将讨论事项按照优先级由高到低进行排列。而会议议程梳理完成后，与会人员也就呼之欲出。这时，我们要先依据“8-18-1800”的原则审视一下与会人数，如果人数偏差太大，则会存在会议失败的风险。

“8-18-1800”的原则如下：

• 如果你想解决问题或者做决策的话，你最多邀请8个人就够了。如果一个房间内超过8个人，可能引出的问题比所要解决的问题还要多
• 如果你想让大家献计献策的话，你就邀请18个人。但别指望让这么多人达成一致意见。
• 如果你想发布一则消息的话，如果是产品的好消息，并以此激发员工的工作热情的话，那与会者越多越好。

其次，要按照重要干系人的时间来组织会议。当我们将会议的主题以议程的形式明确之后，所有的会议干系人也能像需求一样定义优先级。然后按照优先级的先后顺序进行沟通，优先保证最重要干系人的时间，并协调其他干系人调整时间尽量参与。但是，无论干系人是否能及时参与会议，会议确定的讨论事项结果，都需要同步所有干系人。

最后，要注意会议安排同步。在一般情况下，我们在交流群中同步即可，但是从个人经验来讲，邮件约会更加靠谱：

• 邮件约会非常正式，还会自动插入日程安排，非常方便；
• 可同步干系人直管领导，引起参与者的足够重视；
• 邮件约会可以设置到期提醒，节约后续沟通成本。

另外，为避免约会邮件被日常工作邮件淹没，所有约会的邮件主题一定要写明会议主题，减少阅读成本并引起重视。同时，前期梳理完成的会议议程也需要同步，让所有与会者都能在会前做一个充足的思考和准备，减少现场临时讨论造成的时间浪费。

这里可以给大家分享一个故事。在笔者所在的pmo团队中，各位项目经理深入各条业务线，也要参与部门横向任务，所以大家任务较重。在一次横向任务中，约会约了一周还是毫无进展，而事情已经不能再等，所以笔者私下先和重要干系人部门负责人确认了会议时间，然后在交流群中进行必要说明，得到了另一个重要干系人的同意，然后在主题栏写着会议主题和“以参会成员意见为主”的大大提示性文字的会议邀请邮件就发出来了。最后，会议按时进行。 

讨论篇

紧跟主题，控制节奏。会议正式开始前，首先要强调一下会议节奏，然后按照会议议程逐步推进。一般来说，会议可以按照组织者发言、参与者发言、解决问题、分享信息和会议总结的流程执行。

一旦发现节奏超出计划，要及时打断。如果与会者一致坚持讨论当前议题，也要明确造成的影响和大家必须承受的结果。而在会议的节奏超过了预期时，将议程事项按照优先级从高到底排列的方法，便能发挥重大作用，保证重要议程结论的输出。

此外，还要注意会议收尾。在现场会议结束的时候，要在会议议程的基础上形成会议纪要，明确会议议程中讨论事项的结论、待完成事项、负责跟进的人员和预计完成的时间，并同步给所有的会议干系人。只有明确了这些，整个事情才是一个可落地，可跟进的事项，否则最后可能就会不了了之。记得自己刚转到一条新的业务线的时候，对业务完全一脸懵逼，当时就是按照这个方法，通过业务关键词、负责人、时间表来跟进，才能顺利度过了磨合期。

最后，会议其实也是一个小项目，要在时间表中预留一定量的时间缓冲，方便应对突发的风险。

落实篇

会议讨论事项跟进中，首先，要相信团队的小伙伴！其次，从工作职责上来说，事项负责人需要在截止时间点之前将完成情况进行同步，如由于不可抗力导致延迟，也需要提前进行同步。如果事项跟进人没能做到这一点，那么需要进行正式的指正，强调责任。最后，对于特别重要的事项需要给予额外关注，通过询问在任务完成过程中是不是有什么困难，是不是需要自己或者团队的帮助，站在事务负责人的立场上来推动事项的落实。

从个人经验来说，规则的引导作用往往大于人力催促的结果，效果也更加持久，所以我们要建立必要的规则，千万不要试图用人力来代替规则的作用。

总结

其实，这些方法不仅仅适用于在会议组织中，也是我们日常工作中处理事项的基本思路，帮助我们处理相关问题。而会议，本质上是一种沟通方式，我们更应该跳出会议之外，本着“有效率”和“有效果”的基本原则，在日常的工作中加强沟通。

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本文来自网易实践者社区，经作者刘宁授权发布