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工作建议4——请开始每日任务清单

猪小花1号2018-08-24 10:46
—— 基于时间利用以及反思进步

大多数人每天的活动内容都是由自己当前正在处理,但还没完成的工作决定的。

必要的活动,常规任务,遗留工作,以及意外情况几乎会占用你的全部时间。很多人,终日纠缠于这些事务当中,没有时间来实践自己的人生目标。想要避免这种情况,首先分辨出哪些是可有可无的活动【上一篇文章中有提到如何分辨】,并通过停止这些活动来挤出更多的时间。

要想实现那些对你来说真正重要的人生目标,你只有一种途径:认真规划你每一天的时间。

有时,你可能会感觉自己太忙碌,根本没有时间来进行规划。但请想一想,如果不进行规划,你很难抽出时间去做自己想做的事情,而且你将根本分辨不出哪些事情才是真正重要的。

规划一天时间最直观方便的方式:制定每日任务清单。

制作任务清单的时间一般在早上开始工作前或晚上下班后。两者各有好处,早上的时候会比较清醒,而晚上则对当天遗留下来任务比较清楚。至于是什么时间,这都取决于你自己的兴趣,因为这不是最关键的地方。

最关键的是:你制作清单的过程,以及你一直做下去的坚持

如何制作每日任务清单

清单制作其实很简单,简单到电脑自带的便签功能就能搞定,千万不要被网上那些功能众多的APP给舞误导。

制作清单时,只要注意以下几个要素

  1. 事项简要说明
  2. 事项优先级
  3. 事项完成后标记
  4. 事项关系到他人,需要考虑他人的日常安排
  5. 不要一整天的时间被事项塞满
  6. 不要精确事项的起止时间到时分

事项简要说明

用一句话简单描述事项的主要内容,同时备注上事项完成度

这里的事项不限于整体任务。只要你觉得有必要的,并且需要在当天完成的,都可以添加上去。比如:任务中拆分的某个功能点,需要和他人沟通的内容,会议提醒,等等。

事项优先级

任何事项都有轻重缓急,确定一天所有事项的重要程度,并在清单上按顺序排列。

优先开发重要的事项。能帮助你加大工作的回报。正如“二八原则”,你20%的工作,产出了所有效益中的80%。

事项完成后标记

在事项后面的标记分为两种

  • 完成的标记,done
  • 由于某些原因进行不下去的标记,reason和完成情况%

事项关系到他人,需要考虑他人的日常安排

很多情况,任务都是由多个小组通力合作完成。这时,任务清单上就会有关系到他人的事项。

大多数人都不太擅长站在别人的角度考虑问题,所以他们也很难考虑到别人的日常安排。

因此,对于这类事项,我们需要考虑到他人的日程安排,才能更好的互相配合。避免由于时间不契合而导致当天事项完不成或者完成时间拉长。

一般会需要提前一天或几天时间,私下找对方预约时间,确定时间。

不要一整天的时间被事项塞满

凡事都需要一个度,超过这个度后,不仅不能提高效率,还会降低效率,同时引起精神上的不适。

而每天开发的任务数量也是一样。

千万不要用事项把一整天的时间塞的满满的,你很可能无法完成预期的任务,结果在下班回家的时候就会感觉很沮丧、焦虑,甚至是紧张。

不要精确事项的起止时间到时分

制作任务清单时,在事项后面添加上完成的大致时间是一个很好的习惯。可以帮助你划分一天的时间段,以及在这个时间段里要完成的事项。

但千万不要过渡地进行时间设置,把一个事项的开始时间和完成时间精确到小时。这样会带来巨大的负担和精神压力,同时如果一个事项的完成时间延后,会打乱你制定的整个计划。

每日任务清单对你的好处

坚持制作每日的任务清单,除了能帮助你更好的规划一天时间外,还有很多你察觉不到的好处在不断的影响你。

  1. 减轻压力,保存大脑能量,专注于思考
  2. 组织效率
  3. 重审目标和优先事项

减轻压力,保存大脑能量,专注于思考

制作任务清单的一个很重要的原因就是帮助你避免有些事情忘记去做。不必消耗大脑能量在任务的回想记忆中,把更多的大脑能量专注于思考。

组织效率

通过制作一天的任务清单,能帮助你更好地安排时间。同时也需要你统筹手上的所有事项,判断哪些事项需要提前完成才能进行下一步,今天又需要做哪些事项。

重申目标和优先事项

制作任务清单需要你考虑如何使用你的时间以及为何这样使用。帮助你加深对时间的理解,提高时间利用率。

同时这一个步骤,也是你重新简单回顾任务的一个过程,以及加强判断任务优先级的一个能力。

总结

正如开头所说,

制作任务清单的关键不在于使用功能更多的APP,不在于更华丽的清单展示,更不在于把它当做一个任务。

而在于改变你对任务清单的认识,察觉到在每天的工作中话5-制作任务清单是一件很有必要的事情,并一直能坚持下去,自然而然地养成习惯。

同时,

每天的回顾以及反思也是一件同等重要的事情,能帮助你快速提高工作能力。

【周全思考与反思】也会在之后的文章中带给大家。



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本文来自网易实践者社区,经作者蒋仁授权发布。