如何有效推进事项的执行？

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背景：

你一定遇到过这样的情况，除了项目本身的版本之外，还有各种各样的事项需要推动和跟进，这些事项的项目背景、重要程度、持续时间、成员情况可能都不尽相同。那么，如何有效的推进这类事项的执行和落地呢？笔者加入数据科学中心的一段时间内，经历了大数据官网、产品发布会、产品实施部署、客户问题反馈等各种事项，分享一些个人的实践和探索供大家参考。

先别急着执行

接到事务的时候，尤其是比较紧急的情况下，往往就直接扑上去做了。笔者在跟进大数据官网的时候，工作分配、计划制定、沟通机制等事情都安排妥当，便以为可以顺利推进下去，谁知在跟进的过程中就遇到了各种疑问和阻碍‘为什么需要尽快上线呢？’‘这个版本的目标是什么？’‘临时有项目版本的事情需要处理，官网的优先级是怎样的？’，这些问题本应在最开始就考虑清楚并传达给团队，可是却犯了急着去执行的错误。

总结起来，在事情初始阶段容易犯的错误如下：

• 没有搞清楚必要的背景和来龙去脉，难以采用有效的方式执行；
  

• 没有真正理解目标(短期/长期)，导致执行结果和预期存在差异；
  

• 并未合理判断事情的优先级，对日常版本工作造成了不必要的影响；
  

• 没有和执行团队充分沟通清楚，难以有效推动；

在开始执行前，确保考虑清楚以下这个checklist，可能会对事项的推动和跟进有所帮助：

o  事项背景

o  目标明确（短期/长期）

o  事项优先级

o  事项持续时间（临时/长期）

o  执行团队&可投入时间

o  以上事项与团队充分沟通

大家可以参考上述制定自己的checklist，更重要的是要记得告诉自己，先别急着去执行。

对于人的分析必不可少

这里的人分为两类，干系人和执行人/团队。

·  干系人

干系人管理（参考）是项目管理中必不可少的部分，当进行具体事项的推动和跟进的时候，对于干系人的分析也尤为重要。如下图为笔者在跟进大数据官网的过程中，对于简化之后的关系人管理表：

表1 简化关系人管理表

                                                                

身份	核心诉求点	沟通重点
市场	活动的宣传和推广	整体介绍、slogan、客户案例等
销售	客户线索的引流	客服系统、商务合作等
产品方	产品的介绍和推广	产品特点、试用等功能、支持等
项目经理(mentor)	小迭代尽快发布上线	计划、进展、交付情况

通过分析干系人诉求，使用恰当的沟通管理方式，从而更好地进行事项的推进。

· 执行人/团队

对于执行人/团队特点的分析，对于风险识别、沟通渠道等都有重要作用，也决定了采用何种推动和跟进方式以及过程中的注意点。笔者的示例如下：

表2 执行人/团队特点分析

                                       

特点	注意点
需求方繁忙，交付延期或交付不完整。	计划提早 可适当替代做一些决策 可补位将交付物补充完整。
开发成员是实习生，经验及业务水平有限。	保持持续跟进 提供必要的支持协助 需求需明确。
视觉leader新入职。	强调事项的重要性，借助其推动。

顺畅的沟通渠道

很多临时性事项是跨团队的，团队成员可能互相之间并不认识，中途可能会有成员更换、退出和新加入等情况，因此，保证顺畅的沟通渠道十分重要。笔者在推进一些具体事项的过程中，往往有如下的方式保证沟通：

·  完整的成员名单和职责分工；

·  通过启动/讨论会的形式，明确目标和成员等基本情况；

·  IM群组、邮件组(如果必要)的建立；

·  会议机制的明确（定期or根据事项进展）；

·  wiki页面、JIRA项目、云协作等协作工具的使用；

·  新加入成员与原成员的认识和介绍(尽量面对面)；

·  搞一次团建也是不错的选择。

可以根据事项本身的特点、团队的规模、是否有地理位置隔离或跨团队等等情况，采用不同的沟通方式。

风险管理总是必不可少

大部分项目经理都会在项目中进行风险管理，然而对于一些具体事务的执行，却容易疏漏了风险和应对。对于很多临时性事项，往往存在跨团队、临时投入、兼职支持、外部依赖多等各种问题，往往出现突发情况的概率更高。因此，如果能够提前预知并准备预案，对事项的成功执行有很大帮助。

可以对传统的项目风险管理表(参考)进行适当浓缩和精简，成为事项执行过程中的风险依据，如下表为笔者在跟进一些具体事项的风险管理方式：

表3 简化风险管理表

                                                                

类别	描述	预案
人员	开发成员为实习生，在岗时间可能存在风险。	请假期间协调其他成员支持。
进度	内容策划工作繁忙，可能无法按期交付。	协调组内成员群策群力。
质量	没有测试成员，交付质量存在风险。	开发保证自测，其他成员一起bugbash。
…

在上述表格的基础上，可以适当增加优先级、责任人、风险影响等字段，根据不同的情况确定采用不同复杂的风险管理表。总的目标是当某些可提前预知的问题发生时，已经准备好了应对预案

适当的填坑补位

角色缺失的情况往往会存在，项目经理的价值在于，可以找到合适的人补位，必要时自己进行填坑补位。其根本目标是：保证事项的顺利进行。例如笔者在跟进一些事项时，必要的填坑补位工作有如下：

·   没有内容策划时，补位进行内容&文案填充工作；

·   没有产品经理时，进行SEO搜集、网址提交、网站数据分析等工作；

·   没有售后的角色时，推动销售+客服进行客户问题的搜集和反馈；

·   没有技术支持时，产品+开发+销售进行实施部署等工作；

·   等等…

需要明确的是，切忌不要一直跳进去做事情，当有合适的角色出现时，需要跳出来将位置留给合适的人；适当的梳理和总结也是必要的，甚至可以形成一定的流程，便于长期的顺利推进。

其实，本质上所有事情都可以看做项目的浓缩，都可以使用项目管理的思路和方法推进，只是要根据事项的特点进行适当的删减和精炼，找到最合适的方式来执行和落地。

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