开会是促进团队沟通交流、解决问题、做出决策的一种常用方式，但也存在显而易见的弊端——往往会占用大量的时间，尤其项目经理常常身陷各种评审会、讨论会、周会等，会议一个接着一个，总觉得时间不够用，如何是好。会议无法按时结束，无限发散又很难得出结论，如何是好。笔者根据自己在项目中的经验，谈谈如何拒绝拖沓和漫无天际的讨论，开一个干净利索又有效的会。

会前准备 

高效开会，最重要的是准备充分，不忘初衷。笔者认为除了头脑风暴，大部分会议是为了解决问题而非讨论个没完。因此在开会前，要先明确开会需要解决什么问题？期望达到什么目的？在这个基础上，确定会议的议题和程序，连同会议材料一起提前发给参会人。准备充分，会议才会紧凑高效。

l  评审类型的会议

需列出评审内容，陈述时间，提问时间，最终要达到的目的及收集反馈方式（会上决策、会后反馈、问卷收集等等），如果有评审相关的材料请至少提前一天发给参会人员，便于快速进入主题，避免浪费时间。 

l  周会/例会

一般是用来同步信息和讨论当前问题/下一步行动计划的，建议把议题分为两类，一类是信息同步，这部分内容建议在会前就跟议题一起发出，可以在会上稍作解释，或者直接略过，另一类是问题讨论，需要列明需要做讨论和决策的问题。

会议主持人 

在实际开会的过程中，有了议题和会前准备，依然时常出现跑偏的情况，这种情况下，为了避免漫无天际的讨论和无止尽的跑题，一个对会议有约束力的会议主持人就尤为重要。会议主持人，需要确定会议规则，准时参会、不能讨论与主题无关的问题，当发现会议跑偏，需要及时把话题拉回来。另外，在会议过程中会议主持人需要把控会议时间，当超过预期时间太多，需要及时调整会议节奏，确保会议按时结束。

谁来参加会议？

有一个原则一定要坚持，只邀请必须参与讨论和决策，以及与决策结果密切相关的成员来参加会议。如果参加会议的同学在会议上并没有发表意见，或与讨论主题并无太大相关，就没有必要来参加会议，不仅浪费个人时间，也容易拖慢会议节奏。对于有必要知晓会议结论但相关程度不大的人员，建议采用邮件发送会议纪要的方式来同步相关信息。

我们如何做决策？

明确了要讨论的问题，接下来就是如何做决策。这里说的如何做决策，指的是做决策的方式，在会议之前或开始讨论前，团队就应该对此达成一致。如果遇到分歧，这一点的重要性就会显得特别重要。通常有两种，集体决策或权威决策（即老大拍板），这两种方式，无论哪一种，都要确保做决策的同学及相关人员掌握了足够做决策的信息，并且避免过多无休止的讨论。

会议上反复纠缠一个问题无法决策怎么办？

相信很多人都遇到过这样的情况，会议上大家对一个问题反复纠缠，越讨论问题越多，一时无法决策。这种情况下建议在大家充分发表意见的情况下，及时终止讨论，组织大家一起理清纠结的点在哪里，收集跟决策相关的问题列表，并确定谁负责跟进和落实这些不确定问题的答案，然后再约定一个时间来做决策。

 

关于如何开一个高效的会议，笔者的思考很有限，也有一些问题依然没有找到非常好的解决方法，期待有相关经验和方法的同学多多交流和指导。

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本文来自网易实践者社区，经作者戴薇授权发布。